Mengenal Timesheet Karyawan: Definisi, Peran dan Cara Mengelolanya

Bagi Anda yang sudah berkutat di dunia HR cukup lama, pasti sudah tidak asing lagi dengan yang namanya timesheet karyawan. Komponen ini bisa dibilang biasa digunakan para divisi human resource dalam sebuah perusahaan untuk membantu melakukan perhitungan gaji karyawan berdasarkan jam kerjanya.

Dengan adanya timesheet ini, operasional perusahaan terkait sistem penggajian dapat berjalan dengan jauh lebih cepat dan praktis. Terlebih jika Anda menggunakan aplikasi online timesheet yang memiliki fitur timesheet dan perhitungan secara otomatis. Hal ini memungkinkan Anda untuk menghitung gaji dengan lebih efektif dan efisien serta minim risiko kesalahan.

Nah, pada artikel kali ini, Talenta akan mengajak Anda untuk mengenal lebih jauh mengenai apa itu timesheet karyawan serta bagaimana cara mengelolanya. Penasaran, kan? Simak lengkap artikelnya sampai habis, ya.

Apa Itu Timesheet Karyawan?

Secara sederhana, timesheet merupakan sebuah alat yang digunakan untuk mengukur jam kerja seorang karyawan dalam perusahaan. Dulu sebelum aplikasi online timesheet banyak digunakan, orang-orang menggunakan timesheet fisik dengan perhitungan secara manual. Tentunya hal ini membuat mereka harus berhati-hati karena seperti yang telah disebutkan sebelumnya, timesheet berkaitan langsung dengan besaran gaji yang akan diterima oleh masing-masing karyawan berdasarkan jam kerjanya.

Lewat data dari timesheet ini, perusahaan dapat mengetahui kapan seorang karyawan datang ke kantor dan kapan jam mereka pulang. Selain itu, perhitungan waktu lembur juga dapat dilakukan dengan cara yang lebih mudah.

Peran Penting Timesheet dalam Perusahaan dan Karyawan

Nah, setelah mengetahui definisi singkat dari timesheet karyawan di atas. Berikutnya kami akan memberikan Anda informasi terkait fungsi atau peran penting komponen yang satu ini jika diadakan dalam perusahaan. Karena meski penting dan keberadaannya cukup membantu kinerja divisi HRD, sayangnya masih banyak pelaku bisnis yang tak menerapkan sistem ini dalam perusahaannya.

Maka dari itu, di bawah ini sudah kami rangkumkan beberapa peran penting timesheet karyawan yang perlu Anda ketahui.

1. Sebagai alat untuk manajemen waktu

Lewat timesheet yang terekam jelas, divisi human resource dalam perusahaan dapat mengetahui bagaimana jam kerja dari masing-masing karyawan. Apakah sudah sesuai dengan ketentuan jam kerja yang sudah disepakati oleh perusahaan atau malah sebaliknya?

Selain itu, lewat timesheet ini juga pihak HRD dapat mengetahui sejauh mana waktu tersebut efektif digunakan oleh setiap karyawan dalam menyelesaikan pekerjaannya. Kemudian jika kebetulan dalam satu hari terdapat banyak muatan pekerjaan yang harus segera diselesaikan, maka karyawan akan diminta untuk lembur.

2. Sebagai salah satu komponen perhitungan gaji

Seperti yang telah disebutkan di awal, perhitungan gaji karyawan sering dipengaruhi oleh tingkat kehadiran mereka dalam satu periode. Ini bisa meliputi jam lembur yang sudah mereka lalui atau pengajuan cuti yang mereka ambil.

Karyawan yang banyak mengambil cuti tentunya akan memiliki lebih banyak potongan pada gaji yang akan diterimanya. Hal ini juga berlaku sebaliknya pada karyawan yang sering lembur untuk menyelesaikan pekerjaan. Di mana upah yang akan mereka terima akan jauh lebih banyak dari gaji pokok biasanya.

Dalam hal ini perusahaan harus memastikan bahwa sistem penggajian tersebut dilakukan secara transparan. Dalam slip gaji yang diberikan harus terdapat penjelasan mengenai hitungan jam lembur, cuti atau berbagai macam potongan lain sehingga karyawan tidak perlu bertanya-tanya lagi.

3. Sebagai pertimbangan informasi kinerja karyawan

HRD yang baik harus mampu memberikan perhatian pada setiap karyawannya. Karena divisi ini akan berhubungan langsung dengan sumber daya manusia di dalam perusahaan tersebut.

Untuk itu, penting bagi setiap HR selalu mengamati kinerja dari masing-masing karyawan tersebut. Sudahkah mereka menyelesaikan pekerjaannya dengan benar dan tepat waktu?

Jika seorang karyawan tidak dapat menyelesaikan suatu pekerjaan sesuai dengan deadline yang sudah ditentukan. Maka Anda layak untuk mencari tahu. Apakah beban yang diberikan terlalu berat? Atau mungkin time management karyawan tersebut yang kurang rapi?

Lewat analisis singkat terkait kinerja karyawan tersebut, Anda akan mengetahui kapasitas masing-masing dari mereka serta di mana letak potensi setiap pekerja.

Bagaimana Cara Timesheet Karyawan Bekerja?

Bagi Anda yang penasaran bagaimana cara sebuah timesheet bekerja. Di bawah ini kami juga akan menjelaskan secara detail mengenai hal tersebut.

Secara sederhana, timesheet bekerja dengan cara seorang karyawan yang datang ke kantor akan mencatat waktu kehadiran mereka secara rutin tiap harinya.

Jika perusahaan menggunakan cara manual, karyawan yang datang akan mencatat dalam sebuah kolom pada secarik kertas yang sudah disediakan. Cara ini masih banyak digunakan oleh beberapa perusahaan, sayangnya dianggap kurang efektif karena selain memakan banyak ruang, kertas juga sangat rentan mengalami kerusakan seperti robek atau luntur saat terkena tetesan air. Tak hanya itu, pencatatan manual ini juga sangat rentan terhadap kecurangan maupun human error.

Sedangkan jika perusahaan menggunakan sistem yang lebih modern, timesheet ini bisa berupa fingerprint atau media absensi yang lain dan sangat minim risiko. Karena data yang masuk akan tercatat secara real time dalam sistem absensinya.

Bagi perusahaan yang menggunakan cara manual, mereka harus menjaga timesheet fisik yang berupa kertas tersebut sebagai dokumen penting. Namun jika perusahaan Anda menggunakan fingerprint atau sistem absensi digital yang lain, penyimpanan data akan lebih mudah untuk dilakukan dan hemat ruang.

Selain itu, data dalam fingerprint atau sistem absensi yang lain juga tidak rawan rusak. Namun demikian, Anda harus mengeluarkan biaya ekstra untuk membeli sistem absensi modern tersebut. Meski jika dipikirkan ulang, memiliki sistem absensi modern tentu merupakan salah satu investasi aset perusahaan yang tidak perlu disesali. Karena manfaatnya dapat dirasakan sampai jangka panjang.

Cara Mengelola Timesheet Karyawan dengan Mudah

Seiring dengan perkembangan zaman, ada begitu banyak aplikasi online timesheet yang bermunculan. Software ini didesain khusus untuk memudahkan kinerja para praktisi human resource dalam perusahaan agar lebih efisien. Sehingga mereka dapat mengalokasikan waktu yang seharusnya dilakukan untuk penggajian ke hal lain yang tak kalah penting. Ini juga akan meningkatkan produktivitas mereka dalam bekerja.

Talenta menjadi salah satu aplikasi online timesheet yang dapat membantu Anda dalam perhitungan gaji karyawan. Hanya dengan 5 menit saja, Anda dapat menggaji seluruh karyawan dengan perhitungan yang akurat dan tepat waktu.

Aplikasi timesheet memiliki berbagai macam fitur yang dapat memudahkan Anda dalam menghitung payroll secara otomatis. Dapat diintegrasikan juga pada sistem absensi dalam perusahaan sehingga data yang akan dihasilkan sudah pasti akurat berdasarkan jam kerja masing-masing dari karyawan.

Tak hanya itu, Talenta juga dilengkapi fitur perhitungan tambahan seperti THR, tunjangan, lembur, bonus dan lain-lain. Serta lewat fitur schedule atau penjadwalannya, Talenta dapat diandalkan untuk mengirim gaji secara tepat waktu pada seluruh karyawan. Menarik, bukan?

So, tunggu apa lagi? Yuk, gunakan Talenta dan permudah cara Anda dalam menggaji karyawan sekarang juga!

Leave a Comment